Jeder Weg wird eigens unterstützt.
Die Stadt Oss (NL) bearbeitet die Anfragen ihrer Bürger mit Hilfe unserer BPM|Suite by Pallas Athena.Ob die Prozesse nun eben kurzfristig zu erledigen sind oder länger andauern: Mittels der Lösung in Zusammenarbeit mit Pallas Athena werden die Anfragen übersichtlich und kontrolliert bearbeitet. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese über Internet, Post, Telefon oder Serviceschalter eingehen.
Jeder Weg wird eigens unterstützt.
Die Stadt Oss ging bereits mit gutem Beispiel voran
Die Stadt Oss setzt seit kurzem zu ihrer vollsten Zufriedenheit Workflow (Activate) der BPM|Suite by Pallas Athena ein.Schauen Sie sich hier unsere Fallstudie (PDF-Format) der Stadt Oss an, um zu erfahren, wie es zu dieser Lösung kam und welche Erfahrungen damit gemacht wurden.
Was erreichen Sie mit dieser Lösung?
Mit dieser Lösung verwaltet und bearbeitet Oss sämtliche Anfragen, sie werden vollständig bearbeitet, dokumentiert und abgelegt.- Briefe, E-Mails und Arbeitsübertragungen werden automatisch generiert;
- Die Bearbeitung der jeweiligen Prozesse bzw. Vorgänge ist eindeutig;
- Der Bearbeitungsstatus ist sofort abrufbar (auch über das Internet);
- Der Bürger kann die Bearbeitung seines Vorgangs selbst beeinflussen;
- Die einzelnen Vorgänge, Status und Prozessschritte selbst werden deutlich transparenter.
Wie funktioniert das System?
Sie starten den Anfrageprozess von Ihrem Front-Office aus, digital oder auf herkömmlichem Wege.Bei einer Internet-Anfrage werden die Anfragedaten über die mitgelieferte Mid-Office-Verknüpfung (XML) an das Workflow-System weitergeleitet.
Die Anfrage, z. B. ein Auszug, erscheint dann automatisch im Arbeitsfach des verantwortlichen Mitarbeiters. Wenn Sie auf die Anfrage klicken, erscheinen die elektronischen Formulare, mit denen Sie die Anfrage bearbeiten können.
Auch externe Anwendungen, wie GBA und MS Word werden, falls erforderlich, aufgerufen. Sie können die Daten problemlos untereinander austauschen. Der Prozess wird auf diese Weise Schritt für Schritt bearbeitet.
Sofort und jederzeit Überblick
Während der Bearbeitung aktualisiert das System automatisch den Prozessstatus, so dass Sie dem Anfragenden stets mitteilen können, wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist.Auch externe Parteien können, sofern dies notwendig oder gewünscht ist, in die Prozessbearbeitung elektronisch einbezogen werden. Die automatisch aktualisierten und erweiterten Managementinformationen werden Ihnen in den Berichten oder in Ihrer eigenen Reporting Umgebung angezeigt.
Auf diese Weise haben Sie stets Einblick in Vorgänge, in die Anzahl der bearbeiteten Anfragen (eventuell pro Kanal), Durchlauf- und Bearbeitungszeiten, Dauer des Vorgangs usw.
...mehr und mehr Prozesse
Die Anzahl der in der Abteilung Bürgerangelegenheiten zu bearbeitenden Prozesse nimmt immer mehr zu. Ob es sich dabei nun um Anfragen zu Auszügen oder Bescheinigungen des Standesamts handelt oder um die Bearbeitung von Einbürgerungsanträgen: alle diese Vorgänge können nun durch Automatisierung unterstützt werden.Verknüpfung mit Content-Management
Zu dieser Lösung gehört auch die Verknüpfung mit Internet-Formularen. Damit werden Anfragen, die über das Internet eingehen, aufgenommen und in den Bearbeitungsprozess weitergeleitet.Hinzukommen standardmäßig Verknüpfungen mit Word-Dokumenten, E-Mail, Excel etc. Aber auch beliebige Datenbank- und Dokument Management Systemen werden mitgeliefert.