In einer operationalen BPM|Activate-Umgebung unterscheiden wir vier Rollen, denen jeweils eine andere Ansicht von BPM|Activate angezeigt wird.
- Der Prozessgestalter arbeitet in der BPM|Activate das Prozessmodell aus, bis es bereit ist, um aktiviert zu werden. Der Prozessgestalter verfügt auf seinem Rechner über eine vollständige Gestaltungsumgebung, mit der der Prozess und die zugehörigen Ansichten auch getestet werden können. In seiner Testumgebung kann der Prozessgestalter die Rollen des Prozessausführenden, des Anwendungsadministrators und des Prozessmanagers simulieren. Wenn das Prozessmodell und die zugehörigen Formulare, Briefe und Integrationen fertiggestellt sind, gibt der Prozessgestalter auf dem BPM-Workflow-Produktionsserver den Prozess frei.
- Der Anwendungsadministrator verwaltet die operationale Umgebung. Indem er die Mitarbeiter und Rollen miteinander verknüpft, stellt der Anwendungsadministrator sicher, dass den Mitarbeitern die entsprechenden Aufgaben bereitgestellt werden. In einigen Fällen sind Prozessgestalter und Anwendungsadministrator identisch.
- Dem Prozessausführenden werden die entsprechenden Aufgaben in Form von Aufgabenlisten angeboten, so dass er seine Arbeit aufnehmen kann. Er benötigt für die Ausführung der Prozesse zumeist andere Systeme als nur den BPM|Activate, wie z. B. Document-Management-Systeme, Content-Management-Systeme, Kundenregistrierungssysteme, Internet, Formularanwendungen, Microsoft-Office-Anwendungen usw.
- Der Prozessmanager evaluiert den Prozessverlauf auf der Grundlage der Managementinformationen, erstattet hierüber Bericht und sorgt für die notwendigen Anpassungen bei der Prozess- und Aufgabenverteilung.
Außer der Gestaltungsumgebung kann BPM|Activate auf der Grundlage der Java-Technologie vollständig webbasiert betrieben werden. Sie können die verschiedenen Komponenten auch lokal installieren.